Il 30 ottobre di ogni anno si celebra il Check list day, una giornata dedicata agli appassionati delle liste delle cose da fare.

C’è, infatti, chi proprio non ne può fare a meno e deve sempre – nel lavoro e nella vita – mettere nero su bianco gli impegni, le priorità e le scadenze.

Darsi insomma un’organizzazione, programmare il tempo e suddividerlo in maniera produttiva.

Ma servirà davvero una lista delle cose da fare? Sono più i pro o i contro? Vediamolo insieme!

Check list: come organizzare una lista delle cose da fare

Per te le liste sono il tuo pane quotidiano, ma sei sicuro di saperle fare?

Non basta infatti scrivere e appuntare le cose, bisogna organizzarle al meglio affinché non sortiscano l’effetto contrario e cioè disordine e confusione.

Scegli il tuo supporto

Sembrerà scontato, ma… dove scriveremo la lista delle cose da fare?

C’è chi non riesce a rinunciare al cartaceo e chi, invece, vuole avere tutto a portata di smartphone. Ma ci sono delle differenze? La risposta potrebbe essere ni. La scelta infatti è soggettiva e dipende dall’attitudine o meno di prediligere l’uno o l’altro supporto.

Tuttavia, secondo alcune ricerche, scrivere a mano ci può aiutare a memorizzare e ricordare meglio.

Regola 1-3-5

Stabilisci le priorità. Organizza le cose da fare in base alla loro scadenza e al loro tempo di realizzazione. Fissa un lungo termine (mensile/annuale), un medio termine (settimanale) e un breve termine (giornaliero).

Fatti guidare dalla regola 1-3-5: segna una cosa molto importante da fare, poi tre cose di media importanza e infine cinque poco importanti.

Fatto ciò, inizia dalla prima e via di seguito tutte le altre. In questo modo avrai dato un buon ordine di priorità alle cose da fare.

Definisci gli sforzi

Ci sono attività che richiedono maggiore concentrazione da parte tua e altre meno.

Ecco, stabilisci anche questi aspetti delle cose da fare e sfrutta bene il tuo tempo per ottimizzare le risorse e l’energia. Non affaticarti a fine giornata, meglio dare il massimo all’inizio per essere più veloci e precisi.

Crea sottocategorie

Se un’attività è troppo complicata e articolata, suddividila in più “cose da fare”.

Scomponila nelle sue parti, così da massimizzare il tuo lavoro, organizzarlo al meglio e soprattutto non farti scoraggiare dalla mole.

Check list: vantaggi e svantaggi

I pro delle liste delle cose da fare

Scrivere le cose da fare ci serve a ricordare con più facilità. La memoria in questo modo, infatti, fa uno sforzo minore, perché il nero su bianco del foglio l’aiuta ad accendere il ricordo.

Una to do list ci aiuta a gestire l’ansia e lo stress, a evitare le distrazioni e a essere più produttivi.

Il raggiungimento degli obiettivi, per esempio, passa spesso dalla lista delle cose da fare: in questo modo, non dimenticheremo le scadenze e seguiremo le priorità per definire tutto al meglio.

Non solo, una check list ha anche il potere di renderci felici. Sì, proprio così: spuntare una casella o segnare un’attività come conclusa dà al corpo e alla mente una piacevolissima sensazione di soddisfazione.

I contro delle liste delle cose da fare

Pochi, ma ci sono!

Come in tutte le cose, anche la to do list porta con sé degli svantaggi. Fra questi, per esempio, il senso di sopraffazione, soprattutto davanti a liste interminabili di cose da fare.

Gli elenchi, spesso e inconsapevolmente, ci inducono a concentrarci più sullo spuntare le caselle che sul processo in sé.

Infine, il mancato rispetto delle cose da fare potrebbe generare in noi frustrazione, inadeguatezza e il convincimento di non essere all’altezza dei compiti che c’eravamo prefissati, oltre a far maturare il bisogno di controllo a tutti i costi, che potrebbe estendersi ad altri aspetti della vita personale e quotidiana.

In media stat virtus

“La virtù sta nel mezzo”. L’invito, anche in questo caso, è quello di cogliere il meglio e dunque di sposare i vantaggi, senza accanirsi. Senza trasformare cioè una sana abitudine in dipendenza.

Dobbiamo accettare l’idea che pure le check list possano andare diversamente da come le abbiamo programmate.

Siamo umani e, per fortuna, non siamo infallibili!